Un cabinet comptable traite les données les plus sensibles qui soient : fiches de paie, numéros de compte, numéros de registre national, comptes annuels. En même temps, tout doit être conservé des années et rester accessible à tout moment, pour le client, pour le fisc, pour un contrôle. Dans ce guide, nous suivons Demo BV, un petit cabinet avec An comme gérante, Tom et Lies comme collaborateurs, et des clients comme Bakkerij Verhoeven et Garage De Smet. Pas de théorie : chaque écran ci-dessous provient de leur espace de travail. Remarque : les écrans d'administration s'affichent actuellement en néerlandais ; les légendes traduisent chaque étape.
Pas à pasHuit moments d'une journée de travail
1. Un dossier d'entreprise par client 2. Des dossiers par client dans Fichiers 3. L'étiquette Dossier client garde les dossiers à l'intérieur 4. Partager une fiche de paie ? Bloqué 5. Et c'est dans le journal 6. E-mails conservés sept ans 7. Une boîte partagée pour la comptabilité 8. Le score de conformité pour l'auditeur
Un dossier d'entreprise par client
Sous Bedrijfsmappen (dossiers d'entreprise), An crée un dossier pour chaque client, par exemple Klanten - Garage De Smet. Un dossier d'entreprise appartient à l'organisation, pas à une personne : toute l'équipe voit les mêmes dossiers, avec des droits par groupe (lire, écrire, créer, supprimer, partager). Si un collaborateur part, le dossier ne part pas avec lui.
Des dossiers par client dans Fichiers
Dans Fichiers, les clients sont classés côte à côte, chacun avec ses devis, contrats et factures. Tout le monde travaille dans la même structure, et l'historique des versions enregistre chaque modification. Ouvrez dans Canvos même ou via le client de bureau dans les programmes habituels.
L'étiquette Dossier client garde les dossiers à l'intérieur
Dans le Governance Center, An a créé une étiquette 🟠 Klantdossier (dossier client) : pas de partage externe, pas de lien public, téléchargement autorisé, toujours avec filigrane. Tout ce qui n'a pas d'étiquette relève d'Intern (interne). Personne n'a à réfléchir à ce qu'un dossier peut faire : l'étiquette le sait.
Partager une fiche de paie ? Bloqué
Tom veut envoyer rapidement une fiche de paie à un client par lien. La règle DLP sur les numéros de registre national intervient : Geblokkeerd: Dit document bevat een rijksregisternummer en mag niet gedeeld worden (bloqué : ce document contient un numéro de registre national et ne peut pas être partagé). Pas de fuite, pas de notification à l'Autorité de protection des données, pas de discussion après coup.
Et c'est dans le journal
Sous Gebeurtenissen (événements), filtré sur bloqué, An voit exactement ce qui s'est passé : qui, quand, quel fichier, quelle règle. Avec un numéro de séquence et un hash dans la chaîne de preuve, exportable en CSV pour qui veut vérifier.
E-mails conservés sept ans
La politique de rétention est réglée sur 2555 jours pour les e-mails : sept ans, comme l'exige l'obligation comptable. Le worker l'applique chaque heure. En cas de litige, An place une conservation légale qui suspend temporairement la rétention.
Une boîte partagée pour la comptabilité
Sous Mail & DNS, onglet Gedeeld (partagé), An crée boekhouding@demo.canvos.eu : une boîte sans compte utilisateur propre, dans laquelle Tom et Lies travaillent par délégation. Factures et questions des clients arrivent à un seul endroit, qui que ce soit en congé.
Le score de conformité pour l'auditeur
Enfin, l'onglet Compliance : le score sur 100, calculé sur ce qui est activé (DLP, politique de partage, rétention, classification, chaîne de preuve intacte), et en un clic un rapport PDF sur la période demandée par l'auditeur. Plus de recherche dans les dossiers et les boîtes : la réponse est prête.
FAQQuestions fréquentes
Un client peut-il consulter son propre dossier ?
Oui, via un lien de partage avec mot de passe et date d'expiration, dans les limites de l'étiquette. Pour un portail client avec sa propre connexion, vous pouvez inviter un client comme utilisateur externe ; demandez à votre administrateur.
Cela fonctionne-t-il aussi avec notre logiciel comptable ?
Canvos ne remplace pas votre logiciel comptable ; c'est l'espace de travail autour : dossiers, e-mail, agenda, documents. Les exports et rapports de votre logiciel se rangent simplement dans le dossier client.
Et l'obligation de conservation de dix ans pour certaines pièces ?
Réglez la durée qui s'applique à vous ; 2555 jours est un exemple. Pour les pièces à conserver plus longtemps, utilisez une conservation légale ou un dossier séparé avec sa propre durée.
Un cabinet plus grand peut-il aussi l'utiliser ?
Oui. Dossiers d'entreprise, groupes et rôles évoluent avec vous ; par équipe ou par bureau, vous créez vos propres groupes avec leurs droits, et la politique s'applique à toute l'organisation.