Elke IT-verantwoordelijke die ooit een e-mailomgeving heeft verhuisd, kent het gevoel: de angst dat er íets zoekraakt. Een oud archief, een gedeelde postbus, dat ene alias waar nog facturen op binnenkomen. Migratie is zelden een technisch probleem. Het is een vertrouwensprobleem. Je verplaatst niet alleen data, je verplaatst het dagelijkse werk van je hele organisatie.
Bij Canvos draaien we die volgorde daarom om. Niet meteen kopiëren en hopen dat het goed komt, maar eerst in kaart brengen wat er staat. Wie heeft een postvak van veertig gigabyte? Wie draait op drie aliassen? Welke gedeelde mappen hangen aan niemand vast? Pas als dat beeld helder is, begint de verhuizing, en dan verloopt die voorspelbaar.
Stap éénDe omgevingsscan
Voordat er ook maar één bericht verplaatst wordt, koppel je je huidige omgeving aan Canvos en draai je de omgevingsanalyse. In één beweging leest die je hele tenant uit: elk postvak, elke persoonlijke opslag, elk extra adres. Geen steekproef, maar iedereen. Het resultaat is een lijst, gesorteerd op omvang, die in seconden duidelijk maakt waar het gewicht zit:
| Gebruiker | Postvak | Bestanden | Alias |
|---|---|---|---|
| janjan@example.com | 41 GB | 96 GB | 3 |
| annaanna@example.com | 12 GB | 7 GB | 1 |
| boekhoudingboekhouding@example.com | 6 GB | – | 2 |
| teamteam@example.com gedeeld | 3 GB | – | – |
| infoinfo@example.com | 1 GB | 0.4 GB | 4 |
In dit voorbeeld springt jan@example.com er meteen uit: 41 GB post en bijna 100 GB aan bestanden. Dat is geen probleem, het is een beslissing. Krijgt jan een groter opslagpakket? Migreren we zijn archief in één keer of gefaseerd? En die twee accounts zonder licentie zijn waarschijnlijk gedeelde postbussen als team@example.com, die verhuizen we straks als postbus, niet als volwaardige gebruiker.
Dat is scopen: niet gokken, maar kiezen op basis van cijfers. En omdat de analyse ook de aliassen per persoon toont, weet je vooraf welke adressen mee moeten, inclusief die ene factuur-alias die anders stilletjes verdwijnt.
Stap tweeDe verhuizing zelf
Met de scope helder is de rest bijna rustgevend saai, precies zoals het hoort. Je vinkt aan wat er mee moet, en Canvos zet het over: e-mail met alle mappen, agenda's, contacten en bestanden. Elke gebruiker landt in het eigen domein van je organisatie, dus anna@example.com, niet in een vreemd adres.
Alles komt mee, trouw. Volledige mappenstructuur, ook geneste mappen. Aliassen worden opnieuw aangemaakt, gedeelde postbussen als postbus, en bestanden houden hun oorspronkelijke wijzigingsdatum. Niets verandert stilletjes van datum of raakt zoek.
Iedereen blijft werken. De migratie draait op de achtergrond en synchroniseert daarna continu door: nieuwe mail elk kwartier, bestanden elk uur. Je hoeft niemand op vrijdagavond af te sluiten.
Welkom op de deurmat. Elke nieuwe gebruiker krijgt automatisch een welkomstmail op het oude adres, met de gegevens om meteen in te loggen. Geen apart draaiboek nodig.
En omdat elke stap opnieuw kan draaien zonder dubbel te kopiëren, is er geen "big bang"-moment waar alles goed móét gaan. Je oude omgeving en Canvos bestaan even naast elkaar; de synchronisatie houdt beide gelijk tot je klaar bent om te schakelen.
Stap drieOverschakelen, als jíj er klaar voor bent
Wanneer de achterstand nul is, zet je de MX van je domein om naar Canvos. Nieuwe e-mail komt vanaf dat moment bij ons binnen; de laatste berichten uit je oude platform haalt de synchronisatie nog netjes op. Eén record, één moment dat je zelf kiest, desnoods domein per domein.
Het vangnetEn als er iets misgaat?
Dan werk je gewoon door. Valt je oude platform tijdelijk uit tijdens de overgang, dan wordt Canvos je noodlocatie: je team werkt verder, en zodra het andere systeem terug is, zet Canvos alles wat ondertussen is bijgekomen terug. Die terugweg voegt alleen toe en overschrijft nooit, dus je originele gegevens blijven onaangetast.
En de opslag? Die kan de verhuizing nooit onderuithalen. Loopt een postvak of map tegen de limiet aan, dan stopt de migratie netjes met een duidelijke melding, in plaats van je server vol te schrijven. Veiligheid zit ingebouwd, niet erbij bedacht.
Verhuizen is een keuze, geen risico
Data verplaatsen is niet moeilijk. Het vertrouwen dat alles meekomt, dat is de kunst. Door eerst te meten, dan te scopen, en pas dan te verhuizen met een sync die blijft doorlopen, wordt migratie wat het hoort te zijn: een geplande stap, geen gok. Je ziet vooraf wat er staat, je kiest wat er meegaat, en je schakelt over wanneer jij er klaar voor bent. Dat is overstappen naar een Europese, soevereine werkplek zonder je adem in te houden.